Formål
Retningslinjen vedrørende sygdom og sygefravær er fastsat ud fra en ambition om at have det lavest mulige sygefravær til gavn for trivslen, arbejdspladsen og den syge medarbejder.
Hvad angår sygdom og sygefravær, er det hensigten, at retningslinjen skal være praksisnær, og samtidig fleksibel og afspejle hverdagen på institutterne og i enhederne. Det er endvidere hensigten med retningslinjen at anerkende forskelligheden i arbejdskulturen for både VIP og TAP.
Der lægges vægt på, at både leder og medarbejder har et ansvar i arbejdet med at minimere sygdom og sygefravær. Retningslinjen lægger derfor op til en aktiv indsats fra både lederen og den syge medarbejder i dialogen om en tilbagevenden til arbejdspladsen, ligesom LSU og AMU spiller en rolle i arbejdet med at sætte fokus på sygdom og sygefravær generelt.
Sygemelding
Det anbefales, at sygemelding sker til nærmeste leder telefonisk. I det omfang medarbejderen oplever, at sygdommen tillader det, bidrager medarbejderen selv til aflysning af aftaler, og vurderer anden håndtering af presserende opgaver. Nærmeste leder sørger for, at de opgaver, der kan/skal løses af andre, bliver løst, og at eventuelle aftaler bliver aflyst eller varetaget af andre.
Hvis medarbejderen er for syg til at komme på arbejde, men ønsker at arbejde hjemmefra enten helt eller delvist, kan dette ske efter forudgående aftale med nærmeste leder. Hvis en sådan aftale indgås, skal medarbejderen registrere de timer vedkommende arbejder hjemme, som arbejdstid, og de resterende timer skal registreres som sygdom. Lederen har dog ret til at sige nej til, at medarbejderen arbejder hjemmefra ved sygdom.
Det er medarbejderens eget ansvar og ret at vurdere, i nogle tilfælde dog suppleret med en lægelig vurdering, om man er syg og ikke kan arbejde. Det skal understreges, at medarbejderen har pligt til at fremme sin egen raskmelding, og det forventes derfor ikke, at medarbejderen tilbyder at arbejde hjemmefra under sit sygefravær.
Når medarbejderen er syg
Regelmæssigt, kortvarigt sygefravær
Hvis en medarbejder hyppigt er syg i en eller to dage skal nærmeste leder indkalde til en samtale med det formål at afdække årsagen til sygefraværet, og indgå aftaler med det mål at nedbringe sygefraværet. Regelmæssigt, kortvarigt sygefravær kan f.eks. skyldes mistrivsel på arbejdspladsen.
Længerevarende sygefravær
En medarbejder, der er syg i mere end to uger i træk, vil ofte blive bedt om en friattest eller mulighedserklæring. Omkostninger i forbindelse hermed afholdes af instituttet/enheden.
Mulighedserklæringen består af to dele. Den første del udfyldes af medarbejder og leder på baggrund af en samtale. Anden del af erklæringen udfyldes af medarbejderens læge på baggrund af en samtale med medarbejderen, samt oplysningerne i den første del af erklæringen.
Nærmeste leder kan anmode om mulighedserklæringen på et hvilket som helst tidspunkt i sygdomsforløbet eller i tilknytning til et forløb med gentagne sygemeldinger. I den forbindelse indkalder lederen medarbejderen til samtale med et rimeligt varsel, og medarbejderen skal møde op til samtalen. Hvis medarbejderen ikke kan møde op på grund af sygdommen, kan samtalen holdes telefonisk, hvis sygdommen tillader det.
Afhængigt af årsagen til sygefraværet kan parterne overveje, om en deltidssygemelding kan være en mulighed, således at den sygemeldte medarbejder f.eks. kan møde på arbejde i nogle timer eller løse nogle opgaver hjemmefra.
Medarbejderen har pligt til at fremvise friattest eller udfylde mulighedserklæring, og har desuden pligt til at medvirke i forhold til kommunen med henblik på, at DTU kan modtage lønrefusion.
Omsorgssamtaler og sygefraværssamtaler
I forbindelse med sygefravær er en tæt dialog mellem leder og medarbejder vigtig, og her har begge parter en forpligtelse til at indgå i dialogen.
Omsorgssamtale
Hvis en medarbejder har meldt sig syg, og der ikke har været dialog mellem leder og medarbejder siden sygemeldingen, skal lederen tage kontakt til medarbejderen med henblik på en status senest på femte sygedag. Omsorgssamtalen kan således godt holdes før femte sygedag. Formålet med denne samtale er at tilrettelægge medarbejderens arbejde, mens denne er sygemeldt, samt få en status på tilbagevenden til arbejdet.
Hvis der efter omsorgssamtalen ikke er klarhed over, hvornår medarbejderen kan genoptage arbejdet, skal lederen tage initiativ til en ny omsorgssamtale inden for nærmeste fremtid.
Statussamtalerne må ikke forveksles med den lovpligtige sygefraværssamtale som er beskrevet nedenfor.
Sygefraværssamtale
Ved længerevarende sygefravær skal nærmeste leder indkalde den sygemeldte medarbejder til en sygefraværssamtale om, hvordan og hvornår vedkommende kan vende tilbage til arbejdet. Sygefraværssamtalen skal holdes senest fire uger efter den første sygedag. Hvis det ikke er muligt at have en personlig samtale, holdes sygefraværssamtalen så vidt muligt telefonisk. Hvis medarbejderen ønsker det, er en bisidder, f.eks. tillidsrepræsentanten, altid velkommen til at deltage i sygefraværssamtalen. Det er medarbejderens ansvar at invitere bisidderen.
Medarbejderen er ikke forpligtet til at informere om sin diagnose.
Kontakt mellem medarbejderen og DTU
For at sikre en så let tilbagevenden som muligt efter længere tids sygefravær, skal nærmeste leder holde jævnlig kontakt med den sygemeldte medarbejder per telefon og/eller mail for at sikre, at alle vigtige informationer til afdelingen også leveres til den sygemeldte.
Nærmeste leder skal tilbyde langtidssyge at bevare elektronisk kontakt til DTU, så de har mulighed for at holde sig orienteret. Dette er imidlertid frivilligt.
Når en medarbejder kommer tilbage efter en lang sygdomsperiode
Når en medarbejder efter en længere sygefraværsperiode er klar til at komme tilbage på arbejde, aftaler medarbejderen og nærmeste leder en plan for opstart. Planen skal tage hensyn til årsagen til sygefraværet, og den skal sikre, at medarbejderen inden for en periode på, så vidt muligt, omkring tre måneder er fuldt i gang igen.
Medarbejdere, der har haft en lang sygefraværsperiode, tilbydes et (gen)introduktionsprogram. Dette sammensættes i samarbejde med nærmeste leder og under hensyntagen til den konkrete sygefraværsperiode. Der kan være tale om introduktion til nye kollegaer, gennemgang af handlingsplan, mini-MUS mm.
Viser det sig i opstartsperioden, at fuld genoptagelse af arbejdet ikke er mulig eller ønskelig, aftaler parterne, eventuelt i forbindelse med udløbet af tremåneders-perioden, om ansættelsesvilkårene skal justeres.
Hvis sygemeldingen skyldes stress, henvises der til DTU’s stresspolitik.
Ph.d.-studerende - forlængelse
Der gælder samme regler for ph.d.-studerende som for øvrige ansatte på DTU. Ph.d.-studerende kan imidlertid anmode om at få forlænget deres kontrakt svarende til sygefraværsperioden for dokumenteret sygdom, idet de er i gang med et uddannelsesforløb. Hvis den ph.d.-studerende ønsker at få forlænget sin kontrakt, skal vedkommende indgå en skriftlig aftale med instituttet. Denne sendes efterfølgende til ph.d.-kontoret i 101 sammen med en mulighedserklæring. Herefter sørger ph.d.-kontoret for at fremsende en ny slutdato for ph.d.-forløbet.
LSU og AMU’s rolle
Det anbefales, at sygefravær behandles én gang årligt i LSU eller AMU. Det besluttes lokalt, hvor sygefravær bedst behandles. Udgangspunktet for behandlingen kan være gennemgang af retningslinjen og den anonymiserede sygefraværsstatistik for instituttet eller enheden.
Ikrafttræden
Retningslinjen for sygefravær er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i december 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.
Ændring
Retningslinjen kan ændres med 3 måneders varsel efter drøftelse i HSU. Ændringer kommunikeres via DTU Inside.