DTU ser gerne, at medarbejdere på DTU også uden for DTU arbejder med opgaver, der fremmer innovation og fornyelse i samfundet og bidrager til medarbejdernes personlige udvikling, men finder det samtidigt nødvendigt at definere en retningslinje på området.
Retningslinjen for bibeskæftigelse gælder for alle medarbejdere uanset beskæftigelsesgrad. Der kan også gælde særlige regler for specifikke medarbejdergrupper.
Derudover skal retningslinjen gøre det muligt for DTU at tage stilling til, om DTU ønsker at afholde eventuelle omkostninger til social sikring på grund af bibeskæftigelse i udlandet.
DTU’s opgaver, set i relation til bibeskæftigelse
Forskning – den langsigtede og grundlagsskabende forskning vil normalt ikke give anledning til interessekonflikter i forhold til bibeskæftigelse eller ”intellectual property rights” på grund af resultaternes ofte langsigtede karakter.
Undervisning - muligheden for bibeskæftigelse via anvendelse af undervisernes ekspertviden til at løse opgaver med eksterne partnere kan være et af flere virkemidler til, at underviserne holder sig ajour med udviklingen.
Forskningsbaseret rådgivning – DTU’s mulighed for at levere kompetent og troværdig forskningsbaseret rådgivning er helt afhængig af, at der ikke kan sættes spørgsmålstegn ved de involverede medarbejderes habilitet.
Innovation – muligheden for bibeskæftigelse kan være et yderligere middel til, at den viden, der er opbygget i DTU-regi, omsættes til økonomisk udvikling i samfundet.
Bibeskæftigelse forudsætter dog, at institutdirektøren/direktøren/underdirektøren sikrer sig, at medarbejderens ”intellectual property rights” bevares på DTU. Derudover skal institutdirektøren/direktør/underdirektøren foretage en særskilt vurdering af medarbejderens habilitet i forbindelse med forhåndsanmeldelse af bibeskæftigelse.
Definition af bibeskæftigelse
Ved bibeskæftigelse forstås såvel lønnet som ulønnet bibeskæftigelse uden for DTU, det vil sige, at det ikke er DTU, der er arbejdsgiver.
Den lønnede eller ulønnede bibeskæftigelse udføres på baggrund af en faglig ekspertise, der er erhvervet i jobbet på DTU.
Den lønnede eller ulønnede bibeskæftigelse skal ligge udover den arbejdsforpligtelse, som ligger i ansættelsesforholdet til DTU.
Bibeskæftigelse defineres som dels fagligt relaterede bijobs, der varetages som følge af DTU-ansættelsen (Faglig bibeskæftigelse), dels bijobs af kommerciel karakter, der varetages ved siden af DTU-ansættelsen (Kommerciel bibeskæftigelse).
Omfanget og indholdet af bibeskæftigelsen skal være foreneligt med varetagelsen af de opgaver, der er forbundet med ansættelsen på DTU, herunder habilitet i forhold til andre samarbejdsparter.
Det er en forudsætning, at den sædvanlige jobmæssige tilstedeværelse opretholdes, og at medarbejderen lever op til såvel personalepolitik som forventningerne om en høj performance på DTU.
Det skal bemærkes, at retningslinjen alene omfatter bibeskæftigelse, som er relevant for DTU-ansættelsen. Det vil sige bijobs med tilknytning til medarbejderens fritidsinteresser eller lignende er ikke omfattet af retningslinjen. Det forudsættes dog, at disse ikke antager et omfang, der er uforenelig med ansættelsen på DTU.
Når flere medarbejdere arbejder på samme projekt, skal de - i relation til nedenstående retningslinje om faglig og kommerciel bibeskæftigelse – behandles ens.
Faglig bibeskæftigelse
Der er i det følgende kun beskrevet faglig bibeskæftigelse, der ikke umiddelbart er en del af det daglige indhold i stillingen.
- Medlem af sagkyndige udvalg til bedømmelse af doktor-, ph.d.-afhandlinger på andre institutioner i ind- og udland
- Funktioner under censorkorpset
- Medlem af udvalg, råd, foreninger og bestyrelser, udpeget og/eller indstillet af DTU
- Medlem af direktion/bestyrelser i videnskabelige foreninger og selskaber
- Medlem af redaktionskomiteer i indenlandske og udenlandske fagtidsskrifter
- Gæsteforelæser ved andre indenlandske eller udenlandske institutioner
- Referee på forskningsrådsansøgninger i udlandet
- Medlem af bestyrelser i legater og fonde
- Retligt udmeldt syns- og skønsarbejde
Hvis hvervet er lønnet, tilfalder honoraret som udgangspunkt medarbejderen, med mindre der er taget højde for varetagelsen af den faglige bibeskæftigelse i arbejdets tilrettelæggelse.
Kommerciel bibeskæftigelse
Kommerciel bibeskæftigelse defineres som følger:
- Ansættelse ved anden offentlig eller privat virksomhed herunder egen virksomhed
- Ejerandele i virksomhed, der er leverandør eller samarbejdspartner til DTU (børsnoterede virksomheder undtaget) og ejerandel i DTU spin outs.
- Medlem af direktion og/eller bestyrelse i erhvervsdrivende selskaber, herunder spin out virksomheder fra DTU, eller erhvervsdrivende fonde mv.
- Hverv i kommissioner og udvalg
- Længerevarende undervisningsforpligtelser ved andre institutioner
- Rådgiver/konsulent for private eller offentlige virksomheder
Forhåndsanmeldelse og indberetning af faglig og kommerciel bibeskæftigelse
Faglig bibeskæftigelse skal indberettes én gang årligt til institutdirektøren.
Kommerciel bibeskæftigelse skal altid forhåndsanmeldes og indberettes én gang årligt til institutdirektøren – jf. de følgende beskrivelser.
Som udgangspunkt skal medarbejderen selv vurdere, om de eksterne aktiviteter er i harmoni med universitetets interesser og medarbejderens hovedansvar, -ansættelse og forpligtelser på DTU.
Institutdirektøren skal i forbindelse med forhåndsanmeldelsen tage højde for, at bibeskæftigelsen
- ikke er til hinder for, at DTU såvel fastholder som fortsat udvikler den indtægtsdækkede virksomhed.
- ikke er i modstrid med kravet om dekorum
I forbindelse med forhåndsanmeldelse af bibeskæftigelsen for medarbejdere, der har opgaver inden for forskningsbaseret rådgivning er der krav om, at institutdirektøren har en særlig høj grad af fokus på medarbejderens habilitet og muligheder for at kunne opretholde hemmeligholdelse.
Før den kommercielle bibeskæftigelse påbegyndes, skal medarbejderen forhåndsanmelde dette til institutdirektøren senest en måned før bibeskæftigelsen påbegyndes, således at institutdirektøren kan vurdere, om bibeskæftigelsen kan forenes med jobbet på DTU. Herefter skal medarbejderen indberette kommerciel bibeskæftigelse én gang årligt.
Det er både ledelsens og medarbejderens opgave at være opmærksom på, at
- medarbejderens performance opretholdes i fuldt omfang
- arbejdstiden ikke afkortes som følge af den kommercielle bibeskæftigelse
- den kommercielle bibeskæftigelse er foreneligt med arbejdets tilrettelæggelse
- medarbejderen ikke anvender DTU udstyr og software
Derudover må medarbejderens samlede kommercielle bibeskæftigelse ikke
- normalt udgøre mere end 40 timer i gennemsnit pr. måned
- medføre inhabilitet for medarbejderen og/eller DTU
- betales af DTU - hverken direkte eller indirekte
- udføres ved brug af DTU udstyr eller software
- være i konkurrence med DTU
- være i modstrid med kravet om dekorum – det vil sige, medarbejderen skal ”såvel i som uden for tjenesten vise sig værdig til den agtelse og tillid, som stillingen kræver”.
Hvis institutdirektøren/direktør/underdirektøren finder, at bibeskæftigelsen ud fra ovenstående hensyn ikke er forenelig med ansættelsen på DTU, skal der straks gives medarbejderen meddelelse om dette.
Kommerciel bibeskæftigelse, skal indberettes pr. 1. januar hvert år og afleveres inden 15. januar til nærmeste leder.
Indberetningen sker via det elektroniske indberetningsskema og omfatter al faglig og kommerciel bibeskæftigelse, udført i kalenderåret forinden.
Alle indberetninger opbevares centralt på instituttet.
Aftaleregler i forbindelse med kommerciel bibeskæftigelse
DTU har følgende aftaleregler, afhængig af arten af den kommercielle bibeskæftigelse:
1. Konsulent på et defineret område men ikke på en fast opgave (typisk rådgivning af virksomheder i forbindelse med projekter)
2. Konsulent på et fast projekt af en tidsbegrænset varighed
3. Forsker, der opstarter egen virksomhed
Ad punkt 1. og 2. – Konsulentbeskæftigelse
Ved længerevarende konsulentarbejde skal der normalt udfærdiges en konsulentaftale mellem medarbejderen og pågældende virksomhed. Konsulentarbejdet må ikke være i konflikt med ansættelsen på DTU.
Følgende områder skal specielt fremhæves:
- Habilitet
- Tidsforbrug
- Konkurrenceforhold
- Rettigheder
- Markedsføring
- Tavshedspligt
Aftalen skal derfor afleveres i kopi og fortroligt til institutdirektøren i forbindelse med forhåndsanmeldelsen af den kommercielle bibeskæftigelse.
Institutdirektøren kan rådføre sig med Afdeling for Innovation og Sektorudvikling (AIS) Jura og Kontrakter for at sikre sig, at aftalen ikke er i strid med DTU-ansættelsen.
Ad punkt 3. – Opstart af egen virksomhed
I samarbejde med AIS Jura og Kontrakter udarbejder forskeren en særlig aftale, der omfatter følgende:
- Bibeskæftigelsens forenelighed med hovedstillingen
- Konkurrenceforhold
- Rettigheder
- Markedsføring
- Tavshedspligt
- Varighed
- Habilitet/interessekonflikter
Aftalen skal afleveres i kopi og fortroligt til institutdirektøren i forbindelse med forhåndsanmeldelse af den kommercielle bibeskæftigelse.
Deltidsansættelse som følge af anden beskæftigelse
Medarbejdere, kan efter aftale med institutdirektøren overgå til deltidsbeskæftigelse som følge af anden beskæftigelse – f.eks. som følge af opstart af egen virksomhed eller arbejde i anden institution/virksomhed.
Udgangspunktet er fortsat, at bibeskæftigelsen ikke må påvirke det arbejde og den arbejdsindsats, den pågældende som led i sit ansættelsesforhold på DTU skal udføre uanset beskæftigelsesgrad. En deltidsbeskæftigelse/hovedbeskæftigelse andetsteds må således ikke påvirke eller umuliggøre den pligt, som hver medarbejder har til at påtage sig nødvendigt overarbejde, ligesom kravene til loyalitet, dekorum, habilitet mv. skal opfyldes.
Institutdirektøren skal således, før anmodningen om deltidsbeskæftigelse imødekommes, sikre sig, at medarbejderens anden beskæftigelse er forenelig med stillingen på DTU, samt at medarbejderens IP bevares på DTU.
Institutdirektøren skal rådføre sig med AIS Jura og Kontrakter og Koncern HR, før en anmodning om deltidsbeskæftigelse imødekommes.
Social sikring
DTU’s medarbejdere er som udgangspunkt omfattet af dansk social sikring, også i de tilfælde hvor de udfører arbejde for DTU i udlandet. Sociale sikringsydelser er eksempelvis dagpenge ved sygdom eller barsel, arbejdsløshedsforsikring, folkepension, efterløn, tillægspension (ATP), børnefamilie ydelser, sygesikring, arbejdsskadeforsikring m.m.
Hvis medarbejderne har bibeskæftigelse i udlandet, kan de imidlertid blive omfattet af et andet lands lovgivning om social sikring, hvorved de i stedet bliver berettigede til at modtage dette lands sociale sikringsydelser og forpligter DTU og sig selv til at betale til disse ydelser.
Indberetning af bibeskæftigelse i udlandet med oplysning om arbejdsgivers identitet og hjemsted/ forretningssted samt omfanget af bibeskæftigelsen gør det muligt at opfange risikoen herfor. Hvis bibeskæftigelsen vil påføre DTU udgifter, afgør institutdirektøren, hvorvidt bibeskæftigelsen er forenelig med ansættelsen på DTU.
Grundlag for retningslinjen om bibeskæftigelse
Tjenestemandslovens § 17: En tjenestemand kan kun have beskæftigelse ved siden af sin tjenestemandsstilling, for så vidt og i det omfang det er foreneligt med den samvittighedsfulde udøvelse af de til tjenestemandsstillingen knyttede pligter og med den for stillingen nødvendige agtelse og tillid.
Ifølge kammeradvokaten har tjenestemandslovens § 17 karakter af en almindelig ansættelsesretlig grundsætning, hvorfor der som udgangspunkt må anlægges samme vurdering i forhold til overenskomstansatte.
I Personale Administrativ Vejledning, kapitel 15 er det anført: Uanset en medarbejder ikke har pligt til at anmelde bibeskæftigelse vil arbejdsgiverens almindelige ledelsesret indebære, at ansættelsesmyndigheden kan fastsætte en anmeldelsespligt for enkelte grupper af medarbejdere. På DTU drejer det sig om medarbejdere med kommerciel bibeskæftigelse.
Forvaltningslovens regler om inhabilitet finder anvendelse, når en offentlig ansat har private interesser, som kan påvirke den ansattes beslutninger. Det kan f.eks. være hvis medarbejderen har en særlig personlig eller økonomisk interesse i en beslutning. Konsekvensen af at være inhabil er, at man ikke deltager i sagen, og at sagen overdrages til en anden medarbejder. Det gøres både for at beskytte medarbejderen og sikre befolkningens tillid til den offentlige forvaltning.
Godkendelse og ikrafttræden
Retningslinje om bibeskæftigelse er godkendt af direktionen og drøftet i HSU i juni 2017. Den træder i kraft ved offentliggørelse på DTU Inside.